De Algemene Vergadering van een BV in tijden van Corona

De beperkingen van vergaderen in het Corona-tijdperk lijken voorlopig nog niet voorbij. Dat terwijl vergaderen noodzakelijk is, onder andere ter voldoening aan de plicht van het bestuur van een BV om:
a) binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening op te laten stellen en te ondertekenen, tenzij de algemene vergadering van de BV besluit tot een verlenging van deze termijn met vijf maanden en;
b) de jaarrekening door de algemene vergadering van de BV te laten vaststellen;

Openbaarmaking van de jaarrekening, of wel het deponeren van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel, dient binnen acht dagen na de vaststelling van de jaarrekening plaats te vinden en, indien de jaarrekening niet door de algemene vergadering is vastgesteld, in ieder geval “onverwijld” na het verstrijken van twaalf maanden na afloop van het boekjaar. Bij niet voldoening aan deze termijnen heeft het bestuur slechte kaarten in handen in geval van een faillissement van de BV.

Tot zover het “normale” recht. Om aan voormelde verplichtingen te voldoen, moet dus vergaderd worden met de accountant, met aandeelhouders en met eventueel andere vergadergerechtigden, zoals certificaathouders. En die mogelijkheden zijn juist in dit tijdperk beperkt.

Reden waarom de wetgever in de Noodwet Covid-19 van 22 april 2020 oplossingen heeft bedacht voor de obstakels die worden voorzien in het traject van het opstellen tot het vaststellen van de jaarrekening. Deze Noodwet geldt vooralsnog tot 1 september 2020.

In het kort komt de Noodwet er op neer dat:
a) het bestuur, in plaats van de algemene vergadering, kan besluiten tot verlenging van de termijn voor het opstellen van de jaarrekening;
b) de algemene vergadering, ook al is in de statuten anders bepaald, langs elektronische weg (bijvoorbeeld via video conference) mag plaatsvinden, mits aan bepaalde voorwaarden zal zijn voldaan (waaronder het bieden van de mogelijkheid aan de aandeelhouders om vóór de algemene vergadering via de elektronische weg vragen te stellen aan het bestuur, met in achtneming van de daarvoor geldende termijnen (zie artikel 18 Noodwet) en het plaatsen van de antwoorden op de website van de vennootschap);
c) stemming via de elektronische weg rechtsgeldig is, ook al bieden de statuten die mogelijkheid niet;
d) niet voldoening aan tijdige openbaarmaking van de jaarrekening geen onbehoorlijke taakvervulling van het bestuur met zich brengt, mits het bestuur kan aantonen dat het niet voldoen daar aan te wijten is aan de gevolgen van de uitbraak van Covid-19. Daarbij zou je, zo kan ik mij voorstellen (helaas is alles in deze crisis abnormaal), kunnen denken aan een discussie die loopt met de accountant over het afgeven van de continuïteitsverklaring.

Al met al biedt de Noodwet enige versoepeling van de plichten verbonden aan het openbaar maken van de jaarrekening, echter de openbaarmaking van de jaarrekening dient nog steeds uiterlijk binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar plaats te vinden. En let op. Er is een adder onder het gras. In het geval het om een BV gaat waarvan alle bestuurders tevens aandeelhouder zijn, dan dient de openbaarmaking uiterlijk binnen tien maanden en acht dagen na afloop van het boekjaar plaats te vinden. Ondertekening van de jaarrekening geldt in dat geval namelijk meteen ook als vaststelling van de jaarrekening. Daar verandert de Noodwet niets aan.

Wil je meer weten over dit onderwerp? Bel of mail mij gerust!

Ik wens iedereen heel veel sterkte en succes in deze moeilijke tijd. Laten we vooral elkaar, op welk vlak dan ook, helpen!

Geschreven door : Désirée Wolfhagen